Bokföring och bokslut
Bokföringslagen ställer krav på att alla företagets affärshändelser ska in i en bokföring, för att kunna ge en bild av företagets resultat och ställning – hur företaget går och mår.
Bokföringen ger dig som företagare möjligheter, det är inte ett nödvändigt ont. Bokföringen är en mycket bra källa till information och som beslutsunderlag vid exempelvis prisförhandlingar, investeringskalkyler och många andra situationer. Det är också delvis genom din bokföring du kan visa att du har ett vinstsyfte, som ju är kravet för att du ska få vara näringsidkare.
Allt som förändrar värdet är affärshändelser
Alla aktiviteter som förändrar värdet eller sammansättningen av företagets tillgångar är affärshändelser. Viktigt att tänka på är att även bytesaffärer, med varor eller tjänster, är ekonomiska händelser. I längden lönar det sig alltid att ha en rättvisande bokföring och vara ärlig med den ekonomiska informationen både mot sig själv och sin omgivning.
Affärshändelserna ska bokföras dels i kronologisk och dels i systematisk ordning. Den kronologiska ordningen får man genom att ordna underlagen, verifikationerna, i datumordning i en så kallad verifikationslista. Den systematiska ordningen innebär att man samlar affärshändelser av samma sort i olika konton i en huvudbok. De presenteras sedan i en viss ordning i en resultaträkning och en balansräkning.
Bokföringen avser alltid en avgränsad period, vanligast är ett år. Har du enskild firma är det kalenderår som gäller, men om du har ett aktiebolag kan du välja att ha ett brutet räkenskapsår, alltså ”fira nyårsafton” närsomhelst på året.
Verifikation för varje ekonomisk händelse
För varje ekonomisk händelse, affärshändelse, ska det finnas en verifikation. En verifikation är ett dokument som visar vad som skett, vanligast är fakturor eller kvitton.
Exempelvis skall varje verifikation ge information om:
- Datum för när verifikationen sammanställdes
- Datum för när affärshändelsen inträffade
- Vad som avses; antal och pris eller en hänvisning till bifogad specifikation
- Hela beloppet med en specificering av momsbeloppet
- Motpart, köpare, leverantör eller liknande
- Eventuell hänvisning till andra underlag
Om det är en faktura ska dessutom företagets organisationsnummer anges, liksom att det är registrerat för F-skatt. Alla fakturor ska ordnas i en serie och därmed få ett fakturanummer.
Kontantmetoden
Vanligast när man är nystartad är att man bokför affärshändelser efter kontantprincipen, alltså när pengarna byter ägare. Om en vara eller tjänst levereras och fakturan skickas vecka ett och betalningen erhålls vecka fyra bokförs affärshändelsen, försäljning mot betalning, vecka fyra. Alltså bara en gång, när pengarna byter ägare.
Faktureringsmetoden
Faktureringsmetoden är vanligare bland lite större företag. Då bokförs affärshändelser dels när större delen av värdet eller ansvaret byter ägare och dels när pengarna byter ägare. Om en vara eller tjänst levereras mot faktura vecka ett bokförs en försäljning och en kundfordran, alltså ett ekonomiskt krav på kunden vecka ett. När sedan betalningen erhålls vecka fyra motbokas kundfordran så att kravet på kunden inte längre finns, samtidigt som betalningen bokförs. Varje affärshändelse, bokförs på så sätt två gånger.
Det finns program som underlättar företagets administration. Du måste som företagare heller inte sköta din bokföring själv, det är vanligt att anlita en redovisningskonsult för att säkerställa att den ekonomiska administrationen uppfyller lagar och regler. Men att vara delaktig ger en bra insyn i företagets ekonomi, och det är klokt att redan från början skaffa rutiner för administrationen av företaget. Anteckna sista betalningsdatum när du får fakturor och se till att de blir betalda i tid för att behålla goda relationer till dina leverantörer.
Fakturera ofta, åtminstone en gång per månad så att inte fakturorna till dina kunder blir för stora och för att säkerställa att pengar kommer in till företaget så snart som möjligt.
