Ekonomisk kalkyl

För att veta hur du bäst ska utveckla företaget vidare är det klokt att räkna på hur lönsamma olika projekt, kunder eller verksamhetsdelar är eller beräknas bli. Verksamheten ska klara av att både bära sina kostnader och lämna ett överskott som dels ska bidra till framtida möjligheter att investera, dels delas ut till dig som ägare i form av arbets- och kapitalinkomst.

Arbetsinkomst är vad som motsvarar en normal lön, alltså en ersättning för den tid och det arbete du lägger ner i verksamheten. Kapitalinkomsten är din personliga ränteinkomst eftersom du investerat det egna kapitalet i verksamheten.  För att veta hur du bäst ska utveckla företaget vidare är det klokt att räkna på hur lönsamma olika projekt, kunder eller verksamhetsdelar är.

Hur är lönsamheten?

Hur lönsam verksamheten är beror på hur stor skillnad det är mellan företagets intäkter och kostnader. Den kalkyl man vanligen använder kallas resultatbudget, och består av förväntade intäkter och kostnader ordnade på samma sätt som i en resultaträkning. En snabbkalkyl kan räcka för att snabbt bilda sig en uppfattning om lönsamheten för en ny verksamhet eller något nytt projekt.

För att du bättre ska förstå resultatbudgetens delar går vi igenom lite ekonomisk terminologi och ekonomiska tankesätt:

• Intäkt= värdet av det som skapas
• Inkomst=överenskommelse om försäljning
• Inbetalning=när kontanter kommer in till företaget
• Kostnad=värdet av det som förbrukas under en viss period
• Utgift=överenskommelse om inköp
• Utbetalning=kontanta medel lämnar företaget

Intäkter är det värde som skapas i företaget under en viss period, alltså exempelvis att det föds föl eller en häst tränas framgångsrikt så att den stiger i värde under ett år. Intäkterna bli sedan inkomster till företaget när varorna eller tjänsterna säljs, värdestegringen realiseras, alltså när det finns en överenskommelse med kund om att de ska levereras mot betalning.

Därför är inkomsterna och indirekt även intäkterna beroende av två parametrar, priset på produkten och volymen sålda produkter.

Måste täcka produktens kostnader

Den långsiktiga prisnivån måste minst täcka alla produktens kostnader men enda begränsningen uppåt sätts av kunderna. Så länge det finns en efterfrågan för produkterna är inte priset för högt. När prisnivån precis täcker produktens kostnader eller rentav ligger under kostnadstäckning måste åtgärder vidtas för att behålla lönsamheten.

Vissa intäkter och inkomster kan även komma i form av räntor för att företaget lånat ut kapital i någon form eller bidrag som är oberoende av företagets försäljning. För ett hästföretag kan ett exempel på sådana bidrag vara gårdsstöd eller miljöstöd för jordbruksmark på hästgården.

För nyföretagare på landsbygden finns ibland även startstöd. För att komma i fråga för startstödet måste din verksamhet vara del av ett jordbruksföretag och du vara yngre än 40 år samt ha lämplig teoretisk och praktisk yrkesutbildning. Läs mer om stöd för hästverksamhet.

Förutom de löpande särkostnaderna måste årskostnaden för investeringen beräknas. Många investeringar i företaget kommer att användas under flera år.

Då ska inte utgiften för investeringen tas upp som en kostnad för enbart inköpsåret utan fördelas ut över det antal år som man försiktigt uppskattat tror att investeringen kommer att vara fullt användbar.

Vid kort årlig användning kan en del investeringar i till exempel maskiner komma att vara nästan i nyskick efter många år. Trots detta kan det vara motiverat att räkna med en värdeminskning fördelat på 5, 10 eller 15 år eftersom den tekniska utvecklingen inom bl.a. miljö- och IT-området gör investeringen gammalmodig trots att den tekniskt fungerar alldeles utmärkt.

Finns regler som ska tillämpas

I en ekonomisk kalkyl ska du räkna på den tid du kräver att investeringen ska betala sig på. När du gör företagets bokslut finns det däremot regler kring skattemässiga avskrivningar att förhålla sig till.

Vid nybyggnad på företaget så ska byggnadsskalet skrivas av på 25 år, dvs 4 procent per år. Däremot får inredningen och maskiner skrivas av på 5 år. Det är dock lämpligt att anpassa avskrivningen på inredning och maskiner till den förväntade värdeminskningen. Har du dessutom lånat till investeringen är det ekonomiskt sunt att anpassa även amorteringstiden på lånet till i första hand den skattemässiga avskrivningstiden.

Räntekostnad

Räntekostnaden bör beräknas på hela investeringskostnaden. Även om du kan finansiera investeringen utan banklån så hade du fått ränta på dina egna pengar om de inte använts för investeringen. Enklast är att använda bankräntan för hela nettokostnaden för investeringen och räkna med en amortering i takt med värdeminskningen.

I en likviditetskalkyl måste du ta hänsyn till räntor och amorteringar första året, men i en lönsamhetskalkyl räknar du normalt på ett genomsnittsår under investeringens ekonomiska livslängd. Det innebär att du bara ska kräva ränta på investeringens medelvärde, normalt halva beloppet.

Hästnäringens Nationella Stiftelse (HNS) har i ett projekt tagit fram en ”uppfödningskalkyl för att främja rationell och hållbar hästuppfödning. Produktkalkylen ska bidra till att ge en enkel översikt av kostnaderna för hästuppfödning, skapa ett underlag för prissättning och på så sätt analysera och påverka lönsamheten i verksamheten.

Uppfödningskalkyl – Horses made in Sweden

Räkna med sådant som:

Planerade intäkter

Försäljning (hästar, ridturer, körningar)
Summa

Planerade kostnader

Häst (inköp av föl eller värdeminskning på avelsdjur)
  Foder: uppskattat årsbehov och kg – pris
Hö eller hösilage
Havre
Bete, underhåll av stängsel, omsådd, putsning
Övrigt foder
Strö: halm eller spån
Hovvård
Veterinär, avmaskning, medicin
Försäkringar
Förbrukningsmaterial
El, vatten
Byggnader: underhåll, värdeminskning
Räntor på lånat kapital och egna insatser
Arbetskostnader
Summa
Resultat
Egen arbetsinsats timmar:
Ersättning till det egna arbetet per timme

Text: Agronom Charlotte Isaksson, ur ”Uppfödarskolan-Utfodring”, Länsstyrelsen Dalarnas Län, 2013-06-10