Bokföring och bokslut

Bokföringslagen ställer krav på att alla företagets affärshändelser i en bokföring, för att kunna ge en bild av företagets resultat och ställning – hur företaget går och mår.

Affärshändelserna skall bokföras dels i kronologisk och dels i systematisk ordning. Den kronologiska ordningen får man genom att ordna underlagen, verifikationerna, i datumordning i en så kallad verifikationslista. Den systematiska ordningen innebär att man samlar affärshändelser av samma sort i olika konton i en huvudbok. De presenteras sedan i en viss ordning i en resultaträkning och en balansräkning.

Bokföringen avser alltid en avgränsad period, vanligast är ett år. Har du enskild firma är det kalenderår som gäller, men om du har ett aktiebolag kan du välja att ha ett brutet räkenskapsår, alltså ”fira nyårsafton” närsomhelst på året.

Allt som förändrar värdet är affärshändelser

Alla aktiviteter som förändrar värdet eller sammansättningen av företagets tillgångar är affärshändelser. Viktigt att tänka på är att även bytesaffärer, med varor eller tjänster, är ekonomiska händelser. I längden lönar det sig alltid att ha en rättvisande bokföring och vara ärlig med den ekonomiska informationen både mot sig själv och sin omgivning.

Det är också delvis genom din bokföring du kan visa att du har ett vinstsyfte, som ju är kravet för att du skall få vara näringsidkare. Se bokföringen inte bara som något nödvändigt ont, det är också en mycket bra källa till information och ett beslutsunderlag för dig som företagare!

Verifikation för varje ekonomisk händelse

För varje ekonomisk händelse, affärshändelse, skall det finnas en verifikation. En verifikation är ett dokument som visar vad som skett, vanligast är fakturor eller kvitton.

Exempelvis skall varje verifikation ge information om:

  • Datum för när verifikationen sammanställdes
  • Datum för när affärshändelsen inträffade
  • Vad som avses; antal och pris eller en hänvisning till bifogad specifikation
  • Hela beloppet med en specificering av momsbeloppet
  • Motpart, köpare, leverantör eller liknande
  • Eventuell hänvisning till andra underlag

Om det är en faktura skall dessutom företagets organisationsnummer anges, liksom att det är registrerat för F-skatt. Alla fakturor skall ordnas i en serie och därmed få ett fakturanummer.

Kontantmetoden

Vanligast när man är nystartad är att man bokför affärshändelser efter kontantprincipen, alltså när pengarna byter ägare. Om en vara eller tjänst levereras och fakturan skickas vecka ett och betalningen erhålls vecka fyra bokförs affärshändelsen, försäljning mot betalning, vecka fyra. Alltså bara en gång, när pengarna byter ägare.

Faktureringsmetoden

Faktureringsmetoden är vanligare bland lite större företag. Då bokförs affärshändelser dels när större delen av värdet eller ansvaret byter ägare och dels när pengarna byter ägare. Om en vara eller tjänst levereras mot faktura vecka ett bokförs en försäljning och en kundfordran, alltså ett ekonomiskt krav på kunden vecka ett. När sedan betalningen erhålls vecka fyra motbokas kundfordran så att kravet på kunden inte längre finns, samtidigt som betalningen bokförs. Varje affärshändelse, bokförs på så sätt två gånger.

Det finns enkla datorprogram som underlättar företagets administration. Du måste som företagare heller inte sköta din bokföring själv, det är vanligt att anlita en redovisningskonsult för att säkerställa att den ekonomiska administrationen håller måttet. Men att vara delaktig ger en bra insyn i företagets ekonomi, och det är klokt att redan från början skaffa bra kontorsrutiner för att sköta företagets ekonomi. Anteckna sista betalningsdatum när du får fakturor och se till att de blir betalda i tid för att behålla goda relationer till dina leverantörer.

Fakturera ofta, åtminstone en gång per månad så att inte fakturorna till dina kunder blir för stora och för att säkerställa att pengar kommer in till företaget så snart som möjligt. Ordna dina fakturor och kvitton i datumordning i en pärm så underlättar du bokföringen mycket.